Checklista för säkerhet vid ensamarbete

Riskbedömning som grund

Innan checklistan blir meningsfull behöver ni ha kartlagt var ensamarbete faktiskt förekommer i verksamheten, både planerat och oplanerat. Oplanerat ensamarbete – till exempel när en kollega är sjuk eller går på rast – glöms ofta bort men innebär samma risker som det planerade.

• Vilka arbetsmoment utförs ensamma, och hur ofta?
• Sker det på fasta tider, eller uppstår det oregelbundet?
• Var utförs arbetet – egna lokaler, kundens lokaler eller i fält?
• Vad är den realistiska risken: hot och våld, olycka, eller båda?
• Finns platser med dålig mobiltäckning eller dåliga flyktvägar?
• Har skyddsombud och medarbetare fått ge sin bild av riskerna?

Före passet

En stor del av säkerheten vid ensamarbete avgörs innan passet ens har börjat. Om grunderna inte är på plats hjälper inte teknik eller goda avsikter senare under passet.

• Är det klart vem som är mottagare av ett eventuellt larm under just detta pass?
• Vet medarbetaren hur larmet fungerar och har hen provat det?
• Är telefonen laddad och larmappen aktiv?
• Finns kontaktuppgifter till kollegor, chef och eventuell jour lättillgängliga?
• Är medarbetaren informerad om kända riskfaktorer på platsen, till exempel en tidigare incident?
• Finns en rutin för att någon vet att passet har börjat och när det förväntas vara slut?

Under passet

Under själva arbetet handlar säkerheten om att avvikelser upptäcks så snart som möjligt, och att det är enkelt att larma även i en pressad situation.

• Finns en överenskommen rutin för avstämning, till exempel att höra av sig vid vissa tider?
• Vet medarbetaren vad som gäller om hen inte hör av sig enligt rutinen – vem reagerar, och när?
• Går det att utlösa larmet snabbt och med en hand, även i en stressad situation?
• Är det tydligt vad som skickas med larmet, till exempel position, och till vem?
• Finns en reservrutin om mobiltäckningen är dålig på platsen?
• Vet medarbetaren att 112 ska kontaktas direkt vid akut fara, oavsett vad larmappen gör?

Efter en incident

Det som händer efter en incident påverkar både den drabbade medarbetaren och hur väl rutinerna fungerar nästa gång. Ha en tydlig ordning för vad som ska göras, så att ingen behöver improvisera i efterhand.

• Säkerställ först att den drabbade är trygg och får det stöd som behövs.
• Kontakta 112 om situationen är eller har varit akut.
• Dokumentera händelsen så snart som möjligt, medan detaljerna är färska.
• Rapportera enligt er interna rutin för tillbud och arbetsskador.
• Erbjud stöd eller avlastning till den drabbade, även om inget fysiskt skedde.
• Gå igenom händelsen i arbetsgruppen utan att peka ut enskilda personer.
• Justera rutinerna om genomgången visar att något behöver ändras.

Kontaktrutiner och mottagarled

En vanlig brist är att mottagarledet för larm inte är tydligt definierat, eller att det bygger på en enda person som inte alltid är tillgänglig. Bygg rutinen så att den håller även när ordinarie mottagare är upptagen eller ledig.

• Utse mottagare för varje tid på dygnet som ensamarbete förekommer.
• Ha alltid minst en reserv om den primära mottagaren inte svarar.
• Skriv ner vad mottagaren förväntas göra steg för steg.
• Uppdatera listan så snart någon slutar, byter tjänst eller är långtidsfrånvarande.
• Se till att listan är tillgänglig även utanför ordinarie system, till exempel utskriven vid ett akut behov.

Teknik och larm

Tekniken ska stödja rutinen, inte ersätta den. Ett larm som ingen testat, eller som ingen vet vem som tar emot, ger falsk trygghet.

Safe Button är ett exempel på ett licensbaserat personlarm som fungerar via medarbetarens egen mobiltelefon. Ett tryck startar en kraftfull larmsignal, spelar in ljudet från platsen och skickar ett SMS med den exakta GPS-positionen till de mottagare organisationen själv har utsett. Det krävs ingen separat hårdvara eller inloggning – aktivering sker med en kod.

• Går larmet att utlösa diskret om situationen kräver det?
• Fungerar det på de telefoner medarbetarna faktiskt har?
• Vad händer vid dåligt batteri eller dålig täckning?
• Testas larmet regelbundet, inte bara vid införandet?
• Är alla överens om att larmet inte är en larmcentral och inte ersätter 112?

Utbildning

Rutiner som bara finns nedskrivna men aldrig övats fallerar ofta just när de behövs som mest. Utbildning behöver vara återkommande, inte en engångsinsats vid anställningens start.

• Ingår ensamarbete och larmrutin i introduktionen för nyanställda och vikarier?
• Får alla prova larmet i lugnt läge innan de arbetar ensamma?
• Övas agerande vid hot eller konflikt, inte bara den tekniska utlösningen av larmet?
• Repeteras rutinerna med jämna mellanrum för erfaren personal också?

Dokumentation och uppföljning

Dokumentation gör det möjligt att se mönster över tid – om vissa platser, tider eller arbetsmoment återkommer i tillbudsrapporteringen. Utan dokumentation riskerar samma problem att upprepas utan att någon reagerar.

• Rapporteras alla tillbud, även de som inte ledde till skada?
• Finns en samlad bild av var och när incidenter inträffar?
• Går ni igenom rapporterna med jämna mellanrum, inte bara efter allvarliga händelser?
• Uppdateras riskbedömningen när mönster upptäcks?

Avstämningslista för chefen

Ansvaret för att rutinerna hålls levande ligger hos arbetsgivaren, i praktiken ofta hos närmaste chef. Den här korta listan kan användas som ett återkommande stöd, till exempel en gång per kvartal.

• Är mottagarlistan för larm uppdaterad med rätt personer?
• Har alla aktuella medarbetare fått introduktion till larmrutinen?
• Har larmet testats sedan förra genomgången?
• Är rapporterade tillbud gångna igenom och åtgärdade?
• Behöver riskbedömningen uppdateras med anledning av förändringar i verksamheten?
• Vet alla medarbetare vem de ska kontakta om något känns fel, även utan ett akut larm?