Hur upphandlar man ett personlarm?

1. Behovsanalys innan lösning

Det vanligaste misstaget är att börja i produkten. Börja i stället i behovet: vilka moment utförs ensamma, hur ofta, var, och vad är det värsta som rimligen kan hända?

Involvera dem som faktiskt arbetar ensamma, tillsammans med skyddsombud. Det är där kunskapen om det oplanerade ensamarbetet finns.

• Antal medarbetare som berörs, per verksamhet.
• Var arbetet utförs: egna lokaler, kundens lokaler eller ute i fält.
• Tider på dygnet och grad av isolering.
• Om risken främst är olycka, hot eller båda.

2. Kravbild i klartext

Skriv kraven så att de går att verifiera. Undvik formuleringar som ”hög tillgänglighet” eller ”snabb responstid” om ni inte kan mäta dem – de gör bara att leverantörer lovar det ni vill höra.

Vår separata guide om kravspecifikation går igenom innehållet i detalj.

• Hur larmet utlöses och om det går med en hand.
• Om position skickas med larmet.
• Vilka som kan vara mottagare och hur listan uppdateras.
• Utrustning: egen hårdvara eller befintlig mobiltelefon.
• Hur licenser eller enheter delas ut till vikarier och entreprenörer.
• Kostnad per medarbetare och år, samt vad som ingår.

3. Marknadsdialog

Prata med flera leverantörer innan ni låser kraven. Fråga alltid exakt vad som händer när knappen trycks, och be dem skilja på vad produkten gör och vad kunden själv måste organisera.

En seriös leverantör beskriver också begränsningar: beroende av mobiltäckning, batteri och att någon faktiskt tar emot larmet.

4. Informationssäkerhet och personuppgifter

Ett personlarm behandlar uppgifter om var en medarbetare befinner sig och ibland ljud från en händelse. Det gör informationssäkerheten till en del av kravbilden, inte en efterhandsfråga.

Vi ger ingen juridisk rådgivning – ta in er egen dataskyddsfunktion tidigt. Det ni behöver av leverantören är raka svar på vad som behandlas, var, hur länge och vem som kommer åt det.

• Vilka uppgifter behandlas, och enbart vid larm eller löpande?
• Var lagras uppgifterna, och hur länge?
• Vem inom er organisation kan ta del av larm och eventuellt ljud?
• Krävs personuppgiftsbiträdesavtal, och kan leverantören teckna ett?
• Hur informeras medarbetarna, och hur hanteras deras frågor?
• Vad händer med uppgifterna om avtalet upphör?

5. Tillgänglighet, täckning och beroenden

Alla larmlösningar har beroenden. Frågan är inte om de finns, utan om ni känner till dem och har en rutin för när de inte håller.

Var skeptisk mot utlovad tillgänglighet i procent om leverantören inte kan förklara vad som mäts. Fråga hellre vad som händer i de konkreta lägen ni faktiskt har: källarplan, kyllager, tunnlar, glesbygd och urladdat batteri.

• Vilken uppkoppling krävs, och vad händer utan täckning?
• Hur påverkas positionen inomhus?
• Vad händer vid låg batterinivå?
• Fungerar lösningen på de telefoner era medarbetare faktiskt har?
• Hur får ni veta om något i tjänsten inte fungerar?
• Vilken kompletterande rutin behövs där tekniken inte räcker?

6. Pilot i skarp miljö

En pilot i en verksamhet under tre till sex månader ger mer beslutsunderlag än vilken demonstration som helst. Bestäm i förväg vad ni ska utvärdera, annars blir slutsatsen en känsla.

• Användes larmet, och i vilka situationer?
• Kändes det tryggt att bära och enkelt att utlösa?
• Fungerade mottagarledet vid test, även på obekväm tid?
• Hur upplevde medarbetarna integritetsfrågan?
• Vad krävde administrationen i tid?

7. Utvärdering och beslut

Väg samman funktion, användbarhet, informationssäkerhet, administration och kostnad. Den dyraste lösningen är sällan den bästa, men den billigaste blir dyr om den inte används.

Dokumentera skälen till beslutet. Det underlättar både vid framtida omprövning och om något inträffar.

8. Support och avtal

Support och avtalsvillkor avgör hur lösningen fungerar år två och tre, när den som drev införandet har bytt roll. Ta med dem i utvärderingen och inte bara i slutförhandlingen.

Anlita er egen inköps- eller juristfunktion för villkoren. Det ni behöver från leverantören är tydliga svar på hur ni når dem, vad som ingår och hur ni tar er ur avtalet.

• Hur når ni supporten, och vilka tider?
• Vad ingår i priset – uppdateringar, utbildning, byte av mottagare?
• Hur hanteras fel, och hur får ni besked om driftstörningar?
• Avtalstid, uppsägning och vad som händer vid utökning eller minskning av antalet medarbetare.
• Vad händer med era uppgifter när avtalet upphör?
• Går det att börja litet och utöka utan att skriva om avtalet?

9. Införande och utbildning

• Rulla ut verksamhet för verksamhet, inte allt på en gång.
• Låt alla prova larmet innan det räknas som infört.
• Skriv in larmet i rutinbeskrivningen och i introduktionen av nyanställda.
• Namnge mottagare per tid på dygnet, med reserv.
• Bestäm hur ofta larmet ska testas, och vem som ansvarar för det.

10. Uppföljning över tid

Sätt ett datum för uppföljning redan vid införandet. Kontrollera att mottagarlistorna stämmer, att nya medarbetare fått introduktion och att tillbud rapporteras.

En larmrutin som inte underhålls slutar fungera långt innan någon märker det.

Så ser Safe Buttons modell ut

Safe Button säljs som licenser per medarbetare, med betalning via kort eller faktura. Aktivering sker med en kod i medarbetarens mobil – inga användarkonton, ingen hårdvara att inventera.

Ett tryck kan starta en kraftfull larmsignal, spela in ljudet och skicka ett SMS med den exakta GPS-positionen till era utsedda mottagare. Appen är inte en larmcentral och ersätter inte 112. Vi gör inga anspråk på certifieringar, godkännanden eller garanterade svarstider.